В 2026 году система электронного документооборота продолжит активно развиваться, а требования к работе с цифровыми документами станут более строгими. Государство расширяет систему обязательной маркировки товаров, переводит транспортные документы в электронный формат, обновляет форматы налоговых документов и совершенствует правила обмена данными между организациями.
Для бизнеса это означает одно — процессы документооборота должны быть полностью адаптированы к работе в цифровой среде. Компаниям важно заранее проверить используемые системы ЭДО, чтобы изменения в законодательстве не повлияли на взаимодействие с контрагентами, поставщиками и государственными структурами.
Рассмотрим основные изменения, которые ожидают компании в 2026 году, и их влияние на бизнес-процессы.
Отмена электронных форматов ТОРГ-12 и актов выполненных работ
Срок: с 1 января 2026 года.
ФНС прекращает действие утвержденных электронных форматов следующих документов:
- товарной накладной ТОРГ-12
- акта выполненных работ (оказанных услуг)
Ранее эти форматы широко применялись для обмена первичной документацией через системы электронного документооборота. Начиная с 2026 года использовать их в утвержденном электронном виде больше нельзя.
Как теперь работать с первичными документами
У бизнеса остаётся несколько возможных вариантов.
Переход на УПД версии 5.03
Универсальный передаточный документ становится основным инструментом для оформления первичных документов в электронном виде. Он объединяет сразу несколько типов документов:
- счет-фактуру
- товарную накладную
- акт выполненных работ
Использование УПД позволяет сократить количество отдельных документов и значительно упростить обмен ими с контрагентами.
Неформализованные документы
Компании также могут оформлять первичные документы в произвольной форме и передавать их через системы ЭДО (например, в форматах PDF, DOCX или в виде сканов). Такие файлы подписываются квалифицированной электронной подписью и имеют юридическую силу.
Однако важно учитывать, что налоговая служба не рассматривает такие документы как формализованные.
Бумажные документы
Традиционный бумажный документооборот по-прежнему допускается законодательством. Но для компаний с большим объемом документов этот формат существенно замедляет рабочие процессы и увеличивает операционные расходы.
Расширение системы маркировки товаров
Период внедрения: март — декабрь 2026 года.
Система обязательной маркировки продолжает расширяться. В течение 2026 года в нее будут включены новые категории продукции. Участникам рынка необходимо будет передавать сведения о движении товаров в государственную информационную систему маркировки.
Новые группы товаров
Введение маркировки будет происходить поэтапно:
- 1 марта — сахаристые кондитерские изделия (печенье, зефир, вафли, мармелад)
- 1 апреля — чай и чайные напитки
- 1 мая — хлебобулочная продукция и торты
- 1 июня — кофе и цикорий
- 1 июля — шоколадные изделия, карамель, драже и жевательная резинка
Для бизнеса это означает необходимость интеграции системы маркировки с учетными системами и решениями электронного документооборота.
Переход на объемно-сортовой учет
Для ряда товарных категорий вводится учет партий продукции одного вида.
Сроки перехода:
- 1 июля — косметика, бытовая химия, бритвы и лезвия
- 1 сентября — бакалея
- 1 октября — консервы
Компании должны передавать данные о вводе товаров в оборот. Информация о выводе из оборота направляется в систему в отдельных случаях — например, при списании, браке или экспорте.
Поэкземплярный учет товаров
Для некоторых видов продукции вводится обязательное отслеживание каждой единицы товара.
Сроки внедрения:
- 1 марта — безалкогольные напитки, спортивное питание, антисептики, ветеринарные препараты
- 1 апреля — моторные масла
- 1 июня — красная и черная икра
- 1 ноября — молочная продукция со сроком хранения более 40 дней и растительные масла
- 1 декабря — строительные материалы и корма для животных
Такая система повышает прозрачность товарных потоков и требует высокой степени автоматизации учета.
Обязательная маркировка в новых регионах
Дата: 1 апреля 2026 года.
Компании, работающие в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях, должны подключиться к государственной системе маркировки и передавать сведения о движении всех товаров, подлежащих обязательной маркировке.
Требование распространяется на:
- производителей
- импортеров
- оптовые компании
- розничные сети
Бизнесу важно заранее зарегистрироваться в системе и настроить корректную передачу данных.
Универсальные сообщения в электронном документообороте
Планируемая дата: с 1 апреля 2026 года.
Минфин предлагает упростить обмен служебными сообщениями в системах ЭДО. Планируется заменить два существующих типа сообщений:
- извещение о получении
- уведомление об уточнении
единым форматом — универсальным сообщением (УС).
Такой формат будет применяться при обмене:
- счетами-фактурами
- УПД
- неформализованными документами
При этом отправка универсального сообщения не потребует использования электронной подписи.
Это позволит ускорить обработку документов и упростить взаимодействие между участниками электронного документооборота.
Обновление форматов корректировочных документов
Планируемый срок: 1 июля 2026 года.
ФНС планирует обновить форматы следующих документов:
- универсального корректировочного документа (УКД)
- корректировочного счета-фактуры
- УКД, объединенного с корректировочным счетом-фактурой
В новых форматах будут учтены:
- стоимость прослеживаемых товаров
- новые ставки НДС для УСН
- дополнительные налоговые реквизиты
До момента официального вступления изменений в силу компании смогут использовать как действующие, так и обновленные форматы документов.
Переход на электронные транспортные документы
Дата: 1 сентября 2026 года.
С 2026 года транспортные документы при перевозке грузов должны оформляться исключительно в электронном виде.
К обязательным электронным документам относятся:
- транспортная накладная для автоперевозок
- железнодорожная накладная
- авиагрузовая накладная
- заявки и заказы на перевозку
- путевые листы для отдельных видов перевозок
- экспедиторские документы
Для компаний, связанных с логистикой, это означает необходимость перехода на электронный обмен документами с перевозчиками и экспедиторскими компаниями.
Новые требования к машиночитаемым доверенностям
В 2026 году могут вступить в силу обновленные требования к машиночитаемым доверенностям (МЧД).
Среди обсуждаемых изменений:
- указание данных филиалов и структурных подразделений компании
- обязательное указание срока действия доверенности
- обновленная структура полномочий
- упрощенный состав данных о представителе
Эти изменения направлены на унификацию работы с доверенностями в цифровой среде.
Возможная отмена приглашений при подключении к ЭДО
ФНС также рассматривает возможность отмены обязательной процедуры приглашений при подключении к роумингу между операторами ЭДО.
Это позволит быстрее подключать новых контрагентов и упростит обмен документами между компаниями.
Почему бизнесу важно подготовиться уже сейчас
Большинство изменений направлены на дальнейшую цифровизацию документооборота. Компании, которые уже используют современные системы ЭДО, смогут безболезненно адаптироваться к новым требованиям.
Своевременный переход на электронный документооборот позволяет бизнесу:
- ускорить обмен документами с партнерами
- сократить расходы на бумажный документооборот
- снизить риск ошибок при оформлении документов
- соблюдать требования законодательства
- упростить взаимодействие с государственными информационными системами
Поэтому уже сегодня компаниям стоит оценить готовность своих процессов и используемых систем к новым правилам работы.
Оперативно поможем Вам с переходом на ЭДО с 09:00 до 18:00 Пн-Пт:
☎️ +7 (8652) 990-001
🌐 Наш сайт
📍 ул. Ленина, 262 / ул. Доваторцев, 30Б
